一、协助分管院长和院办公室主任处理办公室日常行政事务，参与本院综合性行
政事务的实施。
二、草拟本院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件；草
拟本院重要会议文稿和重要文件；草拟或整理院领导讲话稿及有关资料。负责本院各种文书资料的打、复印及相应核算。
三、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院领导及各种机要文稿、
各类公文的制作印发；负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函、传真的登记、编号、发放、传阅、督办和归档工作。定期检查文件的管理和保密情况；负责编制收文目录。
四、负责本院办公用报刊、杂志的征订。负责各种文件、报刊杂志和教职工各类资
料的收、发、登记及相应处理。
五、协助院领导做好本院涉及校内各部门和单位的综合协调工作，对外联院工作。
负责本院外出活动事宜的联络和安排，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。
六、负责全院性会议的会务工作及院级活动的组织协调工作。如会议名称、人数、
对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，与会人员的通知，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书等。
七、负责本院办公室、会议室的管理与使用。
八、负责本院行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准
确、完整。
九、负责院领导、院办公室、院会议室固定资产的配送，室内设备的领用和管理。
负责本院办公用品的采购、保管、分发、领用、登记。
十、负责本院在编人员及临时工的考勤，并按要求向校人事处报送考勤结果。
十一、协助院长处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责本
院来客的食宿安排和接、送站等工作。
十二、完成院领导交办的其它临时性工作。
十三、行政秘书不在岗时，由院办公室主任代行上述职责。
湖南人文科技学院材料与环境工程学院二〇一六年四月十二日
