第一条【目的及宗旨】为建立健全我系档案资料库，提高档案归档工作水平，完善档案收集整理、整理、归档等相关工作程序，提高归档工作效率，按照学院要求，结合我系档案工作实际情况，制定本规程。

第二条【工时间及归档资料范围】每年3月底之前全面完成上一年度（财政年度）档案资料的整理归档工作。

资料范围，以学院下发的档案总目及我系编订的档案细目为准。

遇有特殊情况，归档时间及资料范围将另行通知。

第三条【基本原则】

一、分工协作原则：我系所有科室、教研室及相关人员，应在教育科学系档案工作领导小组领导下，按照任务配当计划，分工协作、各司其职，认真完成本系的档案收集、整理、归档工作。

二、完整齐全原则：在档案资料收集整理和归档工作中，应按照学院下发的档案总目，将所有档案收集齐全，完整归档。

三、规范标准原则：各种档案资料，在资料形成或制作时，应当尽量按照规范格式进行，我系所有同一类型档案资料，应当有统一标准样式。

四、效率原则：所有负责档案资料收集的人员，应在日常工作中，注意职责范围内的档案资料的留存和整理，避免因资料遗失导致的工作重复与资源浪费，避免因日常疏于留存整理导致的工作积压。

按照档案资料收集整理工作任务配档计划，责任人应在规定期限内完成资料制作或补充工作；收集人应在规定期限内完成收集工作，不得拖沓迟延。

第四条【档案工作领导小组及其职责】

我系成立档案工作领导小组，负责档案工作的统筹、领导与协调工作。人员组成如下：

组长：系主任、系党总支书记

副组长：系副主任（主管教学）、系党总支副书记（现未设）

组员：系办公室主任、系教务秘书、系学工办专职学生辅导员、教研室主任、心理学实验室主任、心理学实验室专职教师

第五条【专职档案员及其职责】

我系设置兼职档案员一名，由系办公室主任兼任，负责以下工作：

1、与学院党政办公室接洽，接受学院分配的档案工作任务；

2、按照学院指示，每年制定我系档案工作进度表；

3、按照学院下发的档案总目，结合我系实际情况，编订我系档案细目；

4、每年制定档案资料收集整理工作任务配档计划；

5、领受档案盒等用品，填写档案盒上档名、年度、流水号、保存年限；

6、填写档案档号；

7、编订案卷移交目录；

8、向学校党政办公室、学校档案馆及时移交档案；

9、保存管理我系所有档案，负责我系档案室其他工作。

第六条【档案工作小组】

我系成立档案工作小组，其成员如下：系办公室主任、系教务秘书、系学工办专职学生辅导员、教研室主任、心理学实验室主任、心理学实验室专职教师

档案工作小组负责以下实际工作：

1．在日常工作中完成职责范围内的档案资料留存工作；

2．按照档案资料收集整理工作任务配档计划，完成职责范围内的档案资料收集工作；

3．将职责范围内的档案资料进行整理整理，查漏补缺，并按照要求装订成册；

4．按照档案细目顺序将成册档案装盒，并编订卷内文件目录一式三份。

第七条【档案收集、整理、归档程序】

我系档案工作按照以下程序进行：

第八条【各办公室室、教研室、实验室档案工作任务承担】

各办公室、教研室、实验室设档案工作联络员一名，凡档案资料收集整理工作任务配档计划中列明由办公室、教研室、实验室为责任科室而未列明具体责任人的，该机构所缺档案资料补充以及所有档案资料提报工作由联络员负责。联络员由各机构相关负责人担任或指定。

第九条：【奖惩办法】

凡因档案工作而在假期、假日加班者，由系部上报加班计划，发放加班费。

因工作拖沓迟延，导致档案无法按学院要求准时移交入库的，对相关科室及人员按照学校和系部有关工作制度处理。

教育科学系

二0一五年三月修订